Guide du commerçant sur les retours ACH et les codes de retour ACH

Imaginez une entreprise de vente au détail qui vient de lancer une vente de week-end, et les transactions affluent.

Puis, un cauchemar.

Au lieu d’une vague de paiements, ils commencent à remarquer un pic de notifications de leur banque. Les paiements de l’Automated Clearing House (ACH) n’ont pas pu être effectués et ont été retournés sur les comptes bancaires des clients.

Panique.

C’est plus courant que vous ne le pensez. En effet, de nombreux facteurs affectent le traitement des paiements ACH, tels que des informations incorrectes ou des comptes non valides. Ces facteurs sont livrés avec leurs codes de retour ACH correspondants, ce qui peut être déroutant à comprendre.

Quelles que soient les raisons, c’est comme avoir des chèques rebondis ou des refus de carte de crédit. Quelque chose tombe en panne en cours de route, et personne ne gagne. Le client peut être facturé pour le retour, et le commerçant peut perdre une vente. Avec les rétrofacturations et d’autres types de paiements échoués, les retours ACH doivent être minimisés à tout prix.

Dans cet article, nous discuterons de :

• Ce que les retours ACH sont
• Les codes de retour ACH communs
• Comment les entreprises peuvent traiter ces codes
• Comment les entreprises peuvent minimiser les retours ACH

Que sont les retours ACH ?

Les déclarations ACH se produisent lorsqu’un paiement électronique ou un transfert de fonds (entrée ACH) effectué via le réseau ACH ne peut pas être traité. Ces déclarations couvrent à la fois les écritures de débit et de crédit.

Une fois que le payeur (l’expéditeur) a initié une transaction, sa banque (l’institution financière de dépôt d’origine ou ODFI) envoie cette entrée pour traitement à l’opérateur ACH. L’exploitant de l’ACH transmet ensuite l’entrée à la banque du bénéficiaire (l’institution financière de dépôt réceptrice ou RDFI). C’est l’IFDR qui envoie une notification de retour avec un code de motif de retour à deux chiffres.

Par exemple, supposons qu’un consommateur a autorisé un service de diffusion de musique en continu à débiter automatiquement son paiement mensuel d’abonnement. Un scénario de retour peut ressembler à ceci :

• Le RDFI (la banque du streamer) tente de déplacer les fonds de l’ODFI (compte du consommateur).
• Le compte du consommateur n’a pas assez de fonds pour couvrir le paiement.
• L’IFDR avertit l’ODFI que cette initiation de paiement a été rejetée, avec un code correspondant (R01 pour « Fonds insuffisants »).

Notez qu’un retour ACH diffère d’une inversion ACH. L’annulation se produit lorsque l’expéditeur demande l’annulation d’un paiement ACH terminé. Cela est principalement dû à l’erreur de l’expéditeur (comme entrer le mauvais compte bancaire ou le mauvais montant en dollars). En revanche, une déclaration ACH est un paiement rejeté.

Un retour peut également avoir lieu à une date ultérieure. Cela signifie que le paiement ACH peut initialement être traité et rejeté plus tard.

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Codes de retour ACH courants

Il existe actuellement 85 codes de retour ACH qui peuvent affecter les comptes de consommateurs et de non-consommateurs. Ces codes peuvent être classés en termes généraux (1) préoccupations relatives aux comptes et aux autorisations, (2) erreurs de transaction et (3) problèmes opérationnels et de conformité. En général, les codes de retour ACH ont un délai d’exécution de deux jours bancaires.

Voici quelques-uns des codes les plus courants :

• R01 : Fonds insuffisants
• R02 : Compte fermé
• R03 : Aucun compte/Impossible de localiser le compte
• R04 : Structure de numéro de compte non valide (le numéro de compte ne correspond pas au système de numérotation de la banque)
• R05 : Débit non autorisé du consommateur à l’aide du code SEC de l’entreprise (une transaction a été effectuée sans l’autorisation du titulaire du compte, le plus souvent un paiement récurrent)
• R06 : Retour demandé ODFI (l’ODFI demande le retour de la transaction ACH, peut-être en raison d’une erreur de traitement)
• R07 : Autorisation révoquée par le client (le client vient de révoquer l’autorisation pour une entrée de débit récurrente)
• R08 : Paiement arrêté (le client a demandé l’arrêt d’un processus de paiement)
• R09 : Fonds non collectés (les fonds ne sont pas encore disponibles dans le compte)
• R10 : L’expéditeur n’est pas connu et/ou n’est pas autorisé au compte du destinataire de débit (le destinataire signale une transaction qui n’est pas autorisée, inappropriée ou inadmissible)

D’autres codes qui ne sont peut-être pas aussi courants mais qui sont toujours bons à connaître sont :

• R13 : Numéro de routage ACH non valide
• R15 : Bénéficiaire ou titulaire de compte Décédé
• R19 : Erreur de champ de montant
• R20 : Compte non transactionnel (le paiement a été envoyé à un compte limité ou interdit)
• R23 : Entrée de crédit refusée par le destinataire (le montant minimum n’a pas été envoyé, de sorte que le destinataire a retourné l’entrée)
• R24 : Entrée en double
• R29 : Non autorisé par le client d’entreprise
• R67 : Retour en double

Principales raisons des retours D’ACH

Outre l’insuffisance des fonds, les raisons les plus courantes des rendements de l’ACH sont les suivantes :

• Informations de compte incorrectes. Une simple faute de frappe dans le compte bancaire ou le numéro d’acheminement peut déclencher un retour.
• Problèmes d’autorisation. Le client n’a pas donné l’autorisation appropriée pour les débits automatisés.
• Comptes fermés et gelés. Le compte n’existe plus ou a été gelé en raison de problèmes juridiques ou d’enquêtes en cours.

Effets négatifs des retours d’ACH

Un retour occasionnel peut être un inconvénient mineur. Mais quand cela continue à se produire (et pour de plus grandes quantités), cela peut être paralysant. Ces incidents peuvent perturber les flux de trésorerie, augmenter les coûts opérationnels et mettre à rude épreuve les relations avec les clients. 

Par exemple, le commerçant devrait dépenser de la main-d’œuvre et des ressources pour enquêter sur la raison du rejet et informer un client déçu d’essayer de payer à nouveau.

Frais de retour ACH et amendes

En plus de cela, chaque retour peut être livré avec des frais, allant de 2 $ à 5 $. Cela dépend du processeur de paiement et du code de retour. Par exemple, l’ODFI verse à l’IFDP 4,50 $ pour chaque retour en raison d’un débit ACH non autorisé (R05).

Mis à part les frais, les entreprises qui effectuent beaucoup de retours (comme les débits non autorisés) seront condamnées à une amende. Ils peuvent même être suspendus de faire des transactions ACH tout à fait. Nacha, l’association bancaire qui supervise le réseau ACH, a fixé un seuil de taux de rendement global de 15%. Les entreprises qui franchissent ce seuil seront sanctionnées.

Comment votre entreprise peut-elle traiter les codes de retour ACH ?

L’interprétation de ces codes est la première étape pour les résoudre efficacement. Assurez-vous que vous pouvez les différencier et que vous êtes constamment mis à jour sur les modifications, les ajouts ou les suppressions. Suivre les annonces de Nacha et les réglementations de l’industrie vous aidera à rester au courant de ces codes.

Voici d’autres façons de traiter efficacement les retours :

• Surveiller et analyser les tendances des taux de retour : Parcourez vos déclarations des derniers mois et voyez où les choses se décomposent. Par exemple, vous pourriez avoir besoin d’un meilleur processus d’autorisation s’il y a trop de R10 (transactions non autorisées).
• Communiquez avec vos clients : Beaucoup de ces codes peuvent être résolus simplement en contactant le client et en mettant à jour vos dossiers. Vérifiez régulièrement votre base de données pour vous assurer que tous les numéros de compte sont corrects, y compris l’arrêt des paiements programmés pour ceux qui ont déjà annulé leur abonnement / service. Contactez immédiatement les clients chaque fois qu’il y a des avis de fonds insuffisants ou arrêtez les paiements.
• Établir des procédures de « nouvelle tentative » : De nombreux codes sont des problèmes temporaires, tels que les fonds non collectés. Assurez-vous d’avoir une stratégie ou un mécanisme qui relance la transaction après quelques jours.
• Sachez quels retours peuvent être contestés (retour déshonoré) : Un retour déshonoré peut être demandé à l’ODFI pour les raisons suivantes : le retour était un duplicata, mal acheminé, non émis dans le délai établi, ou avait des informations incorrectes.

3 façons de minimiser les codes de retour ACH

Comme pour tout, mieux vaut prévenir que guérir. Passez en revue vos opérations d’administration et vos procédures de traitement des paiements pour vous assurer qu’elles peuvent gérer n’importe quel scénario potentiel.

Voici d’autres pratiques exemplaires :

• Adopter des outils de vérification plus solides : Utilisez des outils de vérification des comptes qui garantissent l’exactitude, en particulier les numéros de compte et d’acheminement. Une façon Trustly Pay garantit cette exactitude grâce à notre accès en temps réel aux données financières de qualité bancaire, ce qui réduit les fausses baisses et maximise les taux d’approbation.
• Établir un solide système de lutte contre la fraude et de gestion des risques : Bon nombre des codes traitent d’activités suspectes ou frauduleuses, telles que R39 (document source inapproprié), R41 (code de transaction non valide) et R44 (numéro d’identification individuel non valide). Trustlyrépond à ces problèmes en utilisant l’apprentissage automatique pour analyser constamment les transactions à travers sa base de marchands afin d’identifier les modèles et les comportements suspects.
• Automatiser les tâches manuelles : La saisie et le traitement manuels prennent beaucoup de temps et sont sujets aux erreurs. Le partenariat avec un processeur de paiement peut rationaliser l’ensemble de votre procédure de transaction afin que vous n’ayez pas à vous soucier des informations incorrectes ou obsolètes. Par exemple Trustlyoffre un traitement des paiements de bout en bout, de l’intégration à l’initiation en passant par la collecte.

Empêcher les codes de retour ACH avec Trustly

Nous avons aidé certaines des plus grandes entreprises des États-Unis à se conformer aux règles Nacha pour les retours ACH. Nous pouvons également vous aider à prévenir la fraude ACH.

Les codes de retour ACH vous donnent une idée de l’endroit où vous pourriez avoir des problèmes de paiement. Vous devez établir un système qui les résout efficacement afin d’éviter les frais, les amendes et un service client inférieur. Partenariat avec Trustly peut vous aider à éviter ces situations grâce à notre Open Banking des solutions. Notre connectivité avec plus de 12 000 banques vous permet d’obtenir des informations de compte vérifiées, un traitement simplifié des transactions et une solide prévention de la fraude.

Planifiez une réunion avec un expert pour cesser de vous soucier des codes de retour ACH.

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